1. Wie wij zijn

ROASweb is de eenmanszaak van Raf Wauben.

• Maatschappelijke zetel: Vonderstraat 5 bus 1.3, 3690 Zutendaal, België
• Ondernemingsnummer: BE 1036.762.031
• E-mail: roasweb@gmail.com
• Telefoon: +32 485 18 61 28

2. Twee rollen: verantwoordelijke en verwerker

Afhankelijk van de situatie treedt ROASweb op in twee verschillende rollen:

• Als verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens van onze eigen bezoekers, prospecten en klanten. Dit privacybeleid beschrijft die verwerking.
• Als verwerker voor de gegevens die onze klanten in de door ons ontwikkelde bedrijfssoftware invoeren, zoals gegevens van hun eigen klanten, leads of medewerkers. In dat geval bepaalt onze klant het doel en de middelen van de verwerking en verwerken wij die gegevens uitsluitend in zijn opdracht. De afspraken hierover worden vastgelegd in een afzonderlijke verwerkersovereenkomst.

3. Welke gegevens wij verzamelen

• Identiteits- en contactgegevens: naam, e-mailadres, telefoonnummer.
• Bedrijfsgegevens: bedrijfsnaam, adres, ondernemingsnummer, website.
• Facturatiegegevens: de gegevens die nodig zijn voor facturatie en betaling.
• Project- en supportgegevens: communicatie, aangeleverd materiaal, toegangen en gegevens die nodig zijn voor de uitvoering en opvolging van een opdracht.
• Technische gegevens: IP-adres, browsertype en gebruiksgegevens van onze website.

4. Doeleinden en rechtsgronden

• Uitvoering van onze diensten (websites, bedrijfssoftware, automatisaties, hosting, domeinbeheer en support) — op grond van de uitvoering van de overeenkomst.
• Communicatie over offertes, diensten en afspraken — op grond van de uitvoering van de overeenkomst of ons gerechtvaardigd belang.
• Facturatie en boekhouding — op grond van een wettelijke verplichting.
• Beveiliging, foutopsporing en verbetering van onze website en diensten — op grond van ons gerechtvaardigd belang.
• Verzenden van onze nieuwsbrief — op grond van jouw toestemming, die je op elk moment kan intrekken via de uitschrijflink in elke e-mail.

5. Delen van gegevens en subverwerkers

Wij delen gegevens enkel wanneer dit noodzakelijk is:

• Dienstverleners en subverwerkers die ons ondersteunen bij de uitvoering, zoals hostingproviders, softwareplatformen, nieuwsbrief- en e-maildiensten, betaalproviders, aanbieders van AI-diensten en eventuele onderaannemers. Met deze partijen worden de nodige contractuele afspraken gemaakt. Een actuele lijst van subverwerkers wordt op eenvoudig verzoek meegedeeld.
• Wettelijke verplichtingen — wanneer wij hiertoe wettelijk verplicht zijn.

Wij verkopen persoonsgegevens nooit aan derden.

Sommige van deze dienstverleners kunnen gegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte. In dat geval zorgen wij ervoor dat er passende waarborgen bestaan, zoals de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

6. AI-diensten

Voor bepaalde functionaliteiten kan gebruik worden gemaakt van AI-diensten van externe aanbieders. Wanneer daarbij gegevens worden verwerkt, gebeurt dit uitsluitend voor het overeengekomen doel binnen de opdracht. Wij kiezen bij voorkeur voor aanbieders die de aangeleverde gegevens niet gebruiken voor het trainen van hun modellen.

7. Bewaartermijn

• Facturatie- en boekhoudkundige gegevens: zeven jaar, conform de wettelijke verplichting.
• Klant- en contactgegevens: voor de duur van de samenwerking en een redelijke periode daarna.
• Nieuwsbriefgegevens: tot je je uitschrijft.
• Gegevens in software die wij als verwerker beheren: voor de duur van de overeenkomst met de betrokken klant, met een uitvoertermijn van 30 dagen na beëindiging, waarna de gegevens worden verwijderd.

8. Jouw rechten

In overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR) heb je het recht om:

• inzage te krijgen in jouw persoonsgegevens;
• onjuiste gegevens te laten verbeteren;
• jouw gegevens te laten verwijderen;
• de verwerking te laten beperken of er bezwaar tegen te maken;
• jouw gegevens te laten overdragen (gegevensoverdraagbaarheid);
• een gegeven toestemming op elk moment in te trekken.

Je kan jouw verzoek richten aan roasweb@gmail.com. Wij reageren binnen de wettelijke termijn van één maand. Indien jouw gegevens door ons worden verwerkt in opdracht van een van onze klanten, verwijzen wij je door naar die klant, die als verwerkingsverantwoordelijke optreedt.

9. Beveiliging en datalekken

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, diefstal en ongeoorloofde toegang, waaronder toegangsbeheer, beveiligde verbindingen en back-ups. Indien zich een inbreuk in verband met persoonsgegevens voordoet, stellen wij de betrokken klant zonder onredelijke vertraging op de hoogte en verlenen wij de nodige medewerking aan de wettelijke meldingsplichten.

10. Klacht indienen

Je hebt het recht een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit:

• Gegevensbeschermingsautoriteit
• Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
• contact@apd-gba.be
• www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

11. Cookies

Onze website kan gebruikmaken van cookies om de werking en gebruikservaring te verbeteren. Je kan cookies steeds beheren of weigeren via de instellingen van je browser.

12. Wijzigingen

Wij kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd aanpassen. De meest recente versie is steeds beschikbaar op onze website, met vermelding van de datum van laatste aanpassing.

Artikel 1 — Definities

In deze algemene voorwaarden wordt verstaan onder:

• ROASweb: de eenmanszaak van Raf Wauben, met maatschappelijke zetel te Vonderstraat 5 bus 1.3, 3690 Zutendaal, België, ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder ondernemingsnummer BE 1036.762.031, hierna ook “wij”, “ons” of “de opdrachtnemer” genoemd.
• Opdrachtgever: de onderneming of professionele klant die diensten van ROASweb afneemt, hierna ook “de klant” genoemd.
• Diensten: alle door ROASweb geleverde prestaties, waaronder het ontwerpen en ontwikkelen van websites en landingspagina’s, het ontwikkelen van bedrijfssoftware op maat, hosting, domeinnaamregistratie, koppelingen, automatisaties, support en aanverwante diensten.
• Software: de door ROASweb voor de opdrachtgever ontwikkelde bedrijfssoftware, met inbegrip van dashboards, workflows, formulieren, automatisaties, koppelingen en klantportalen.
• Diensten van derden: producten of diensten van externe aanbieders die voor de uitvoering worden gebruikt of gekoppeld, waaronder hostingproviders, softwareplatformen, nieuwsbriefmodules, betaalproviders, agenda- en e-maildiensten en aanbieders van AI-diensten.
• Overeenkomst: elke afspraak tussen ROASweb en de opdrachtgever met betrekking tot de levering van diensten.

Artikel 2 — Toepasselijkheid

• Deze voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, opdrachten en overeenkomsten tussen ROASweb en de opdrachtgever, ongeacht of deze betrekking hebben op websites, software of andere diensten.
• ROASweb levert uitsluitend aan professionele klanten (ondernemingen). De wettelijke bepalingen inzake consumentenbescherming, waaronder het herroepingsrecht, zijn niet van toepassing.
• Afwijkingen van deze voorwaarden zijn enkel geldig indien zij schriftelijk werden overeengekomen.
• De toepasselijkheid van eventuele aankoop- of andere voorwaarden van de opdrachtgever wordt uitdrukkelijk uitgesloten.
• ROASweb behoudt zich het recht voor deze voorwaarden te wijzigen. Op een lopende overeenkomst gelden steeds de voorwaarden zoals zij van kracht waren op het ogenblik van de totstandkoming van die overeenkomst.

Artikel 3 — Offertes en overeenkomsten

• Offertes van ROASweb zijn vrijblijvend en geldig gedurende 30 dagen, tenzij anders vermeld.
• Een overeenkomst komt tot stand door schriftelijke bevestiging van de offerte door de opdrachtgever, of door het begin van uitvoering door ROASweb.
• Door de offerte te bevestigen verklaart de opdrachtgever kennis te hebben genomen van en akkoord te gaan met deze algemene voorwaarden.
• Kennelijke vergissingen of fouten in een offerte binden ROASweb niet.

Artikel 4 — Uitvoering van de diensten

• ROASweb voert de diensten uit naar beste inzicht en vermogen, conform de overeengekomen specificaties. De verbintenissen van ROASweb zijn inspanningsverbintenissen, geen resultaatsverbintenissen.
• ROASweb behoudt zich het recht voor om voor de uitvoering van de opdracht een beroep te doen op derden of onderaannemers, zonder voorafgaande toestemming van de opdrachtgever.
• Door ROASweb meegedeelde leveringstermijnen zijn indicatief. Een overschrijding geeft geen recht op schadevergoeding of ontbinding van de overeenkomst.

Artikel 5 — Aanlevering van materiaal en inhoud

Bij de uitvoering van de opdracht wordt een onderscheid gemaakt tussen twee situaties:

• Door de opdrachtgever aangeleverd materiaal: indien de opdrachtgever logo’s, teksten, beeldmateriaal of andere inhoud aanlevert, garandeert hij dat hij over alle nodige rechten beschikt om dit materiaal te gebruiken. De opdrachtgever vrijwaart ROASweb voor elke aanspraak van derden in verband met dit materiaal, onder meer op het vlak van auteursrechten, merkenrechten of portretrecht.
• Door ROASweb ontworpen materiaal: indien de opdrachtgever niet over eigen materiaal beschikt, kan ROASweb de website volledig vanaf nul ontwerpen. Ook in dat geval blijft de opdrachtgever verantwoordelijk voor de juistheid en volledigheid van de aangeleverde bedrijfsinformatie. ROASweb is niet aansprakelijk voor onjuiste, onvolledige of misleidende informatie die door de opdrachtgever werd verstrekt.
• Indien de opdrachtgever de voor de uitvoering noodzakelijke informatie, gegevens of toegangen niet, niet tijdig of niet correct aanlevert, heeft ROASweb het recht de uitvoering op te schorten. Indien de opdrachtgever, na schriftelijke herinnering, gedurende 30 dagen in gebreke blijft, heeft ROASweb het recht de opdracht als opgeleverd te beschouwen en het volledige overeengekomen bedrag te factureren.

Artikel 6 — Revisies en meerwerk (websites)

• In de overeengekomen prijs voor een website zijn twee revisierondes inbegrepen. Onder een revisieronde wordt verstaan: een gebundelde lijst van gewenste aanpassingen binnen de oorspronkelijk overeengekomen opdracht.
• Aanpassingen die buiten de oorspronkelijke opdracht vallen, of bijkomende revisierondes, worden beschouwd als meerwerk en worden afzonderlijk aangerekend, na voorafgaand akkoord van de opdrachtgever.

Artikel 7 — Ontwikkeling van bedrijfssoftware

• Scope. De te ontwikkelen software wordt bepaald op basis van een voorafgaande analyse van de processen van de opdrachtgever. Enkel de functionaliteiten die uitdrukkelijk in de offerte of de goedgekeurde analyse zijn opgenomen, maken deel uit van de opdracht. Alle overige functionaliteiten, modules, koppelingen of wijzigingen gelden als meerwerk en worden afzonderlijk aangerekend, na voorafgaand akkoord van de opdrachtgever.
• Iteratieve oplevering. De software wordt in fasen opgeleverd. De opdrachtgever verbindt zich ertoe actief mee te testen en tijdig feedback te geven.
• Aanvaarding. Na oplevering beschikt de opdrachtgever over een termijn van 10 werkdagen om de software te testen en eventuele gebreken schriftelijk en gemotiveerd te melden. Bij gebreke aan melding binnen deze termijn, of bij ingebruikname van de software in de dagelijkse werking, wordt de software geacht te zijn aanvaard.
• Garantie op gebreken. Gedurende 30 kalenderdagen na aanvaarding herstelt ROASweb kosteloos gebreken die de overeengekomen werking van de software verhinderen. Onder een gebrek wordt niet verstaan: een gewijzigde of bijkomende wens, een aanpassing als gevolg van een wijziging bij een dienst van derden, een fout in door de opdrachtgever aangeleverde gegevens, of een probleem veroorzaakt door wijzigingen die door de opdrachtgever of door derden aan de software werden aangebracht.
• Support en doorontwikkeling. Support, optimalisaties, nieuwe modules en training na de garantieperiode maken geen deel uit van de oorspronkelijke opdracht en worden aangerekend volgens de op dat ogenblik geldende tarieven of volgens een afzonderlijke overeenkomst. ROASweb garandeert geen specifieke reactie- of hersteltermijn, tenzij dit uitdrukkelijk schriftelijk werd overeengekomen.

Artikel 8 — Prijzen en betaling

• De prijzen van ROASweb zijn niet onderworpen aan btw. ROASweb past de bijzondere vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen toe (artikel 56bis van het btw-wetboek) en rekent bijgevolg geen btw aan. Indien ROASweb in de toekomst btw-plichtig wordt, wordt de btw vanaf dat ogenblik aangerekend bovenop de overeengekomen prijzen. De prijs wordt bepaald op basis van de omvang van de opdracht en wordt vooraf in de offerte vastgelegd.
• Voorschot websites. Bij aanvang van de opdracht is de opdrachtgever een voorschot verschuldigd van 25% van het overeengekomen bedrag.
• Voorschot software. Bij een softwareopdracht bedraagt het voorschot 10% van het overeengekomen bedrag, met een minimum van 500 euro.
• ROASweb start de uitvoering van de opdracht pas na ontvangst van het voorschot. Het voorschot dekt onder meer de kosten van externe software, licenties, nieuwsbriefmodules en andere diensten van derden die ROASweb voor de opdracht aangaat. Het voorschot is niet terugbetaalbaar indien de opdrachtgever de opdracht annuleert nadat de uitvoering is gestart. Het saldo is betaalbaar bij oplevering.
• Jaarlijkse kosten. Voor hosting en het online houden van de website of de software bezorgt ROASweb jaarlijks één factuur die de periode van één jaar dekt.
• Verbruikskosten. Indien de opdracht gebruikmaakt van diensten die per gebruik worden aangerekend, waaronder AI-diensten en AI-agents, worden deze kosten maandelijks doorgerekend aan de opdrachtgever op basis van het werkelijke verbruik. Deze kosten zijn variabel en niet vooraf bepaalbaar. Indien de externe aanbieder zijn tarieven wijzigt, mag ROASweb deze wijziging doorrekenen. Bij niet-betaling van deze kosten mag ROASweb de betrokken functionaliteiten stopzetten.
• Facturen zijn betaalbaar binnen 14 dagen na factuurdatum, tenzij anders overeengekomen.
• Bij niet-tijdige betaling is de opdrachtgever van rechtswege en zonder ingebrekestelling een verwijlintrest verschuldigd, alsook een forfaitaire schadevergoeding van 10% van het openstaande bedrag, met een minimum van 50 euro, onverminderd het recht van ROASweb om een hogere werkelijk geleden schade te bewijzen.
• Bij wanbetaling heeft ROASweb het recht de verdere uitvoering van de diensten op te schorten en de website of de software offline te halen of de toegang ertoe op te schorten, totdat alle openstaande bedragen volledig zijn voldaan.

Artikel 9 — Hosting, domeinnaam, infrastructuur en hernieuwing

• ROASweb verzorgt de hosting van de website en registreert en beheert de domeinnaam. De domeinnaam en de hosting worden door ROASweb op eigen naam aangekocht en beheerd. De opdrachtgever verkrijgt hierop een gebruiksrecht voor de duur van de overeenkomst, doch geen eigendomsrecht.
• Software-infrastructuur. Afhankelijk van het project draait de software op de infrastructuur van ROASweb, op die van de opdrachtgever, of op platformen van derden. In de offerte wordt vastgelegd welke situatie van toepassing is en op wiens naam de betrokken accounts en abonnementen staan. Indien de software geheel of gedeeltelijk draait op de infrastructuur of accounts van de opdrachtgever, is de opdrachtgever verantwoordelijk voor de instandhouding, de betaling en de beveiliging daarvan.
• De diensten van website, software, hosting en domeinnaam worden geleverd voor een periode van één jaar.
• Na afloop van deze periode wordt de overeenkomst niet stilzwijgend verlengd. Voor de verderzetting bezorgt ROASweb een nieuwe jaarfactuur. De verlenging gaat pas in na uitdrukkelijk akkoord en betaling door de opdrachtgever.
• Indien de opdrachtgever de overeenkomst niet verlengt, of indien de jaarfactuur onbetaald blijft, worden de website en de software offline gehaald en kan de domeinnaam vrijkomen. De bepalingen van artikel 11 inzake gegevens en beëindiging blijven van toepassing.

Artikel 10 — Diensten van derden, koppelingen en AI

• Voor de uitvoering van de diensten kan ROASweb gebruikmaken van of koppelen met diensten van derden. Op deze diensten zijn de voorwaarden van de betrokken aanbieder van toepassing.
• ROASweb heeft geen controle over de beschikbaarheid, de werking, de prijszetting of de voortzetting van diensten van derden. Indien een derde partij zijn dienst, koppeling of programmeerinterface wijzigt, beperkt of stopzet, is ROASweb hiervoor niet aansprakelijk. Het herstellen of aanpassen van een koppeling ten gevolge van een dergelijke wijziging geldt als meerwerk.
• AI-functionaliteiten. Indien de software gebruikmaakt van AI-diensten of AI-agents, erkent de opdrachtgever dat de uitkomsten hiervan van nature niet volledig voorspelbaar zijn en fouten of onnauwkeurigheden kunnen bevatten. ROASweb is niet aansprakelijk voor de inhoud, de juistheid of de gevolgen van door AI gegenereerde output, met inbegrip van automatisch verzonden berichten, gegenereerde teksten, classificaties of beslissingen. De opdrachtgever blijft verantwoordelijk voor het toezicht op en het gebruik van deze functionaliteiten binnen zijn organisatie.

Artikel 11 — Gegevens, back-ups en beëindiging

• De gegevens die de opdrachtgever of zijn gebruikers in de software invoeren, blijven eigendom van de opdrachtgever.
• ROASweb neemt redelijke maatregelen voor het maken van back-ups van gegevens die op haar eigen infrastructuur worden bewaard, zonder dat dit een resultaatsverbintenis uitmaakt. De opdrachtgever is en blijft zelf verantwoordelijk voor het bewaren van een eigen kopie van zijn bedrijfsgegevens.
• Uitvoer bij beëindiging. Bij het einde van de overeenkomst, om welke reden ook, kan de opdrachtgever gedurende 30 kalenderdagen schriftelijk verzoeken om een uitvoer van zijn gegevens in een gangbaar bestandsformaat, op voorwaarde dat alle openstaande facturen volledig zijn voldaan. Na het verstrijken van deze termijn mag ROASweb de gegevens definitief verwijderen.
• Behoudens de in dit artikel omschreven verplichtingen is ROASweb niet aansprakelijk voor verlies van gegevens.

Artikel 12 — Intellectuele eigendom

• Alle intellectuele eigendomsrechten op het door ROASweb ontwikkelde werk, met inbegrip van websites en software, blijven eigendom van ROASweb tot het ogenblik van volledige betaling van alle verschuldigde bedragen.
• Na volledige betaling verkrijgt de opdrachtgever een niet-exclusief, niet-overdraagbaar gebruiksrecht op het opgeleverde werk, voor de duur van de overeenkomst en voor het overeengekomen doel binnen zijn eigen onderneming.
• De broncode, de onderliggende technieken, frameworks, componenten, templates en knowhow van ROASweb blijven eigendom van ROASweb. De opdrachtgever verkrijgt hierop geen eigendomsrecht en mag deze niet doorverkopen, in licentie geven of ter beschikking stellen aan derden.
• ROASweb blijft vrij om de door haar ontwikkelde generieke componenten, structuren en oplossingen te hergebruiken voor andere opdrachtgevers.
• Afkoop broncode. De opdrachtgever kan de overdracht van de broncode van de voor hem ontwikkelde software verzoeken. Een dergelijke overdracht gebeurt enkel na afzonderlijke schriftelijke overeenkomst en tegen een bijkomende vergoeding.
• ROASweb behoudt het recht om het geleverde werk te vermelden en te tonen als referentie in haar eigen portfolio en communicatie, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

Artikel 13 — Aansprakelijkheid

• ROASweb is uitsluitend aansprakelijk voor directe schade die het rechtstreekse gevolg is van opzet of zware fout in haar hoofde.
• ROASweb is niet aansprakelijk voor indirecte schade, met inbegrip van maar niet beperkt tot gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, omzetverlies, verlies van cliënteel of reputatieschade.
• ROASweb geeft geen enkele garantie met betrekking tot specifieke commerciële resultaten, zoals een bepaalde omzet, een aantal bezoekers, conversies of een positie in zoekmachines.
• ROASweb garandeert geen ononderbroken of foutloze beschikbaarheid van de website of de software, tenzij uitdrukkelijk anders schriftelijk overeengekomen.
• De totale aansprakelijkheid van ROASweb is in elk geval beperkt tot het bedrag dat door de opdrachtgever voor de betrokken opdracht werd betaald, exclusief btw, en voor terugkerende diensten tot de bedragen die in de twaalf maanden voorafgaand aan het schadegeval voor de betrokken dienst werden betaald.

Artikel 14 — Annulering en opzegging

• Een opdracht kan enkel schriftelijk worden geannuleerd of opgezegd.
• Bij annulering door de opdrachtgever na de start van de uitvoering, worden de reeds gepresteerde uren, de reeds gemaakte kosten en de reeds aangegane verbintenissen (waaronder hosting, domeinnaam, licenties en diensten van derden) integraal aangerekend.

Artikel 15 — Overmacht

ROASweb is niet aansprakelijk voor enige vertraging of tekortkoming in de uitvoering die het gevolg is van omstandigheden buiten haar redelijke controle, zoals onder meer ziekte, technische storingen, uitval of stopzetting bij hosting-, software- of internetproviders, cyberaanvallen, of overmacht in de ruime zin. In dergelijk geval worden de verplichtingen van ROASweb opgeschort voor de duur van de overmachtssituatie.

Artikel 16 — Verwerking van persoonsgegevens

• ROASweb verwerkt persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR). Meer informatie is opgenomen in het privacybeleid van ROASweb.
• Indien ROASweb in het kader van de opdracht persoonsgegevens verwerkt namens de opdrachtgever, bijvoorbeeld gegevens van klanten, leads of medewerkers die in de software worden bewaard, treedt de opdrachtgever op als verwerkingsverantwoordelijke en ROASweb als verwerker. In dat geval wordt tussen partijen een verwerkersovereenkomst gesloten, die integraal deel uitmaakt van de overeenkomst.
• De opdrachtgever garandeert dat hij over een geldige rechtsgrond beschikt voor de gegevens die hij in de software invoert of laat verwerken, en vrijwaart ROASweb voor elke aanspraak van derden of van een toezichthoudende autoriteit die hieruit voortvloeit.
• ROASweb mag voor de uitvoering een beroep doen op subverwerkers, waaronder hosting- en softwareaanbieders en aanbieders van AI-diensten. De actuele lijst wordt op eenvoudig verzoek meegedeeld.

Artikel 17 — Klachten

Klachten over de geleverde diensten dienen schriftelijk en gemotiveerd te worden gemeld binnen 14 dagen na oplevering of na vaststelling van het gebrek. Voor software geldt bijkomend de aanvaardingsprocedure van artikel 7. Na deze termijnen wordt de opdrachtgever geacht de geleverde diensten te hebben aanvaard.

Artikel 18 — Toepasselijk recht en geschillen

• Op alle overeenkomsten tussen ROASweb en de opdrachtgever is uitsluitend het Belgisch recht van toepassing.
• Geschillen zullen, indien mogelijk, in onderling overleg worden opgelost. Bij gebreke aan een minnelijke regeling zijn uitsluitend de rechtbanken bevoegd van het gerechtelijk arrondissement waar de maatschappelijke zetel van ROASweb is gevestigd.